Privacyverklaring

Contactgegevens:
Judoteam Duffel vzw
Zetel: Acacialei 86 2570 Duffel
24 mei 2018

1. Algemeen

Judoteam Duffel vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan
met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom
zorgvuldig om met persoonsgegevens. Judoteam Duffel vzw houdt zich in alle gevallen aan de
toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
Verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel de gegevens welke nodig zijn voor
de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens redelijkerwijs gewaarborgd wordt.
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Judoteam Duffel vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.
Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of met ons contact
wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Judoteam Duffel vzw
p/a de voorzitter, A. Rodenbachstraat 8 2850 Boom
p/t 03 844 43 55
judoduffel@judoduffel.be

2. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Judoteam Duffel vzw verwerkt ten behoeve van de volgende
doeleinden en rechtsgronden:

Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Vlaamse Judofederatie (VJF) en clubs aangesloten bij de VJF (uitvoering overeenkomst).
Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Judoteam Duffel vzw (uitvoering overeenkomst).
Voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
Voor verzekeringsdoeleinden (contractuele grond).
In het kader van de organisatie van sportpromotionele activiteiten (contractuele grond).
Aanwezigheidsregistratie clubtrainingen (contractuele grond).
Het vastleggen van judoactiviteiten via foto en film voor PR-doeleinden (contractuele grond).
Het bijhouden van wedstrijd- en examenresultaten (gerechtvaardigd belang).
Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
In het kader van de aanleg van het clubpatrimonium (gerechtvaardigd belang).
Voor publicitaire doeleinden (ledenblad, clubwebsite, facebookgroep, …) (gerechtvaardigd belang, toestemming).

3. Welke gegevens verwerken we?

Voor de eerder opgesomde doelstellingen (Waarom verwerken wij persoonsgegevens?) kunnen wij de
volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, gsm en/of telefoonnummer, e-mail van de leden en van minderjarige leden ook de contactgegevens van de ouder(s).
Identiteitskaartnummer en rijksregisternummer van de vaste leden van Judoteam Duffel vzw.
Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, judograad, gewicht in geval van wedstrijddeelname.
Gevoelige gegevens i.v.m. allergieën, andere bijzondere vereisten i.v.m. gezondheid in geval van organiseren evenementen met maaltijden.
Gegevens over lichamelijke beperkingen voor leden die trainen in de Kintsugi Judo 45/55+, dit om de trainingen op maat te kunnen samenstellen.
Gegevens over leden met beperkingen die extra zorg nodig hebben.
Resultaten van wedstrijden, graadexamens en mogelijk ook familienieuws (bijvoorbeeld de geboorte van een kindje bij een van de leden).

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende organisaties:

De bestuursleden van Judoteam Duffel vzw.
Vrijwilligers van Judoteam Duffel vzw.
De Vlaamse Judofederatie vzw.
De verzekeringsmaatschappij. In geval van een schadeaangifte wordt de verzekeringsmaatschappij van de omstandigheden van het ongeval en de door de geneesheer gestelde diagnose ingelicht door de club. Het lid dient eventuele bijkomende persoonlijke gegevens op vraag van de verzekeringsmaatschappij rechtstreeks te bezorgen.
De gegevens over lichamelijke beperkingen voor leden die trainen in de groep Kintsugi Judo 45/55+ worden enkel verwerkt door de lesgevers van de groep en nooit verstrekt aan derden.
De leden in de groep Kintsugi Judo 45/55+ geven hiervoor bij aansluiting schriftelijk
toestemming.

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken we gebruik van een derde partij (verwerker) voor het verzorgen van de internetomgeving (webhosting).
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. We verwachten dat deze partijen zelf redelijke maatregelen nemen om de beveiliging te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.
Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6. Bewaartermijn

Judoteam Duffel vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor
deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Judoteam Duffel vzw verbindt er zich toe
de gegevens niet langer bij te houden dan 30 jaar.

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens
te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

Alle personen die namens Judoteam Duffel vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijngehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
Wij maken back-ups van je persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
We testen en evalueren jaarlijks onze maatregelen of indien ad hoc nodig.
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

8. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je ons hiervoor contacteren.
Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Dit kan na afspraak gebeuren tijdens de judotraining in onze dojo. Wij vragen je om hiervoor je identiteitskaart mee te brengen.
Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen je te legitimeren voordat we gehoor geven aan voornoemde verzoeken.

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen we je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je heb altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van de privacybescherming.
GBA Drukpersstraat 35 1000 Brussel www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijziging privacyverklaring

Judoteam Duffel vzw kan haar privacyverklaring steeds wijzingen.
Van deze wijziging zullen we steeds een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24.05.2018 (eerste versie). Oude versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.

Raad van Bestuur JTD

24.05.2018